Pembinaan kearsipan di Desa Karangtalun, Kecamatan Kalidawir. / Foto : Anang Basso / Tulungagung TIMES
Pembinaan kearsipan di Desa Karangtalun, Kecamatan Kalidawir. / Foto : Anang Basso / Tulungagung TIMES

Pemerintah Desa Karangtalun, Kecamatan Kalidawir, Tulungagung, beberapa kali menyabet penghargaan kearsipan dan administrasi desa, baik di tingkat Kabupaten Tulungagung maupun Provinsi Jawa Timur. Karena itu, Desa Karangtalun menjadi perhatian Pemkab Tulungagung.

Pemkab Tulungagung  melallui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan  yang dipimpin langsung Kadin Heru Santoso melaksanakan pembinaan di Desa Karangtalun. Pemkab  ingin memastikan kesiapan Karangtalun pasca-pandemi covid-19 yang rencananya akan jadi pusat studi banding.

Baca Juga : Perangkat Desa Hasil Ujian di Majan Dilantik, Ketua LSM Bintara Tulungagung Dipanggil Polisi

"Rencananya, tahun 2021 depan ini akan ada dua kabupaten di Jawa Timur mau datang melalukan studi banding di Fesa Karangtalun ini," kata Heru Santoso, Selasa (27/10/2020).

Selain dua Kabupaten yang akan studi banding, diharapkan seluruh desa di Kabupaten Tulungagung juga belajar banyak ke Desa Karangtalun untuk melakukan langkah yang sama dalam menjaga arsip desanya.

Tahun 2018, Xesa Karangtalun mendapat juara kearsipan tingkat Provinsi Jawa Timur. Namun awal 2020 ini pihaknya mengalami kendala pandemi covid-19.

"Kali ini kami bisa lakukan evaluasi dan monitoring. Desa ini jadi tempat kegiatan dalam rangka persiapan kearsipan digital," ungkap Heru.

Peran Kepala Desa Karangtalun Agus Imam Wijayanto, menurut Heru, sangat baik untuk menentukan kearsipan dan administrasi. "Ini karena peran kepala desanya yang baik. Masyarakat ini bisa mencari data yang hilang ke desa karena arsipnya tersedia," katanya.

Sementara, Camat Kalidawir Mundiyar mengapresiasi keberhasilan Karangtalun yang telah menjadi juara tingkat provinsi dalam penyelenggaraan pengarsipan dan administrasi desa. "Saya sangat mengapresiasi keberhasilan ini. Pada  2018 saat camat sebelum saya, Desa Karangtalun telah berhasil menjadi juara provinsi," kata Mundiyar.

Dia berharap Desa Karangtalun menjadi tempat belajar desa lain agar mengubah pola pikir bahwa arsip ini sangat penting. "Arsip ini sangat penting bagi generasi mendatang. Jadi, semoga desa ini menjadi guru bagi yang lain. Bisa dibayangkan apa jadinya jika desa tidak mempunyai arsip. Harus ada kemauan kepala desa untuk menertibkannya," tandasnya.

Sementara itu, Kades Karangtalun Agus Imam Wijayanto menjelaskan semenjak dirinya menjabat kepala desa Karangtalun langsung memulai dengan melatih semua perangkat untuk mengarsipkan setiap surat yang masuk dan keluar. "Jadi, kami kenalkan dengan teknologi. Kami datangkan instruktur untuk melatih pengetahuan tentang administrasi dan memahami IT," jelas Agus.

Baca Juga : Danrem 081/DSJ dan As Ops Kodam Brawijaya Tinjau Pelaksanaan Operasi Yustisi Tulungagung

Usaha ini akhirnya membuahkan hasil. Sebanyak 13 perangkat desa yang dipimpin Agus kini mampu mengarsipkan tiap surat masuk dan keluar serta dokumen lainnya.. "Jadi, yang masih setahun itu kami kategorikan arsip aktif dan yang lebih dari setahun itu kamj sebut in-aktif dan kami simpan dalam ruang arsip," ungkapnya.

Jika telah masuk ruang arsip, dipisahkan lagi. Dokumen sangat penting disimpan dalam brangkas yang aman. Namun  surat biasa dimasukkan dalam ruang yang setiap tiga bulan sekali dibersihkan.

Desa Karangtalun sendiri selain memperoleh juara I tingkat Provinsi Jawa Timur, juga pernah menjuarai desa terbaik ketiga tingkat Provinsi Jawa Timur dalam kategori Pelayanan Informasi dan Transparansi Publik.

Kemudian, Karangtalun juga pernah menerima penghargaan dari Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sebagai pengelola dana desa terbaik serta berbagai piagam lain dari sejumlah pihak.